Ketterää toimintaa

Yrityksessä kuin yrityksessä on tärkeää, että prosessit ovat kunnossa.

Pulmaton on nuori, ketterä yritys, ja prosesseja hiotaan jatkuvasti. Olemme muuttaneet käytäntöjämme esim. palaverien ja kokousten  suhteen lievästi sanottuna moneen kertaan.

Välillä luovuimme sisäisistä palavereista kokonaan ja huomasimme, että sillä tavalla olimme ajautumassa kaaokseen. Kaikki touhusivat omiaan ja yhteinen tavoite katosi tai ainakin hämärtyi. Välillä kaikki osallistuivat kaikkiin palavereihin/kokoukseen ja se taas oli ajan tuhlaamista ja motivaation haaskaamista.

Tällä hetkellä seurustelemme Flowdock chattialustalla. Sen lisäksi kokoustamme seuraavasti

Palaverit (kesto alle 15 minuuttia)

Vapaamuotoisia palavereja pidetään tarvittaessa. Jos ne kestävät yli 15 minuuttia, ne eivät ole palavereja, vaan kokouksia ja silloin ne pitää dokumentoida.

Kokoukset (kesto 15 minuuttia – 2 tuntia)

Perjantaisin, viikon päättyessä (tai uuden alkaessa)  meillä on neljän  hengen projektikokous, jossa määritellään työt ja tavoitteet tulevalle viikolle. Samalla käydään läpi kuluneen viikon saavutukset ja saadaan kokonaiskäsitys projektien tilanteesta ja niiden aikataulussa pysymisestä.

Dokumentointi suoritetaan työseurantaamme Jiraan.

Johtoryhmätapaamiset (kesto yli 3 tuntia)

Kerran kuukaudessa meillä on johtoryhmäpäivä, jossa käsitellään firman kokonaistilanne talouden, töiden, markkinoinnin, uusien asiakkaiden, projektien, tuotekehityksen ym. suhteen.

Tärkeintä johtoryhmäpäivässä on ideointi ja tulevaisuuden suunnittelu.

Työskentelyvälineet saattavat vaihdella, mutta jokaiselle johtoryhmätapaamiselle on esityslista ja siitä tehdään pöytäkirja.

Asiakas

Asiakaspalaverit ja –kokoukset pyritään pitämään enimmäkseen Skypeä tai TeamVieweriä käyttäen.  Henkilökohtaisen tason tapaamisia tarvitaan lähinnä projektia aloitettaessa. Asiakasyhteydenpidossa käytämme myös Slack-keskustelualustaa.

Tämä valikoima tuntuu hyvältä tällä hetkellä, katsotaan miten tilanne muuttuu tulevaisuudessa.

P.S. Tätä tekstiä on ollut vaikea saada julkaistua, koska käytännöt ovat aina vaihtuneet, kun olen saanut ne kirjattua :)

Tälläisia mietteitä työviikon päätteeksi

Tiina

Ongelmanratkaisua

 Pulmattomassa meidän tehtävämme on suunnitella ja toteuttaa välineitä, joilla asiakkaamme pystyy  hoitamaan omaa liiketoimintaansa mahdollisimman tehokkaasti.  Ratkaisumme tarjoavat kilpailuedun, joka auttaa asiakastamme menestymään. Menestyvä asiakas luo menestystä meillekin. 

Tärkeää on kuunnella asiakasta, ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja keksiä innovatiivisia ja helppokäyttöisiä ratkaisuja. Kilpailijoihin verrattuna tilannettamme parantaa se, että asiakassuhteemme ovat pitkäaikaisia. Vuosien, jopa kymmenien vuosien tuttavuus yksinkertaistaa yhteistyötä.

Ongelma

Useimmiten kehitysprojektin saa liikkeelle yrityksen itse,  Pulmattoman tai jonkun kolmannen osapuolen havaitsema ongelma, joka häiritsee päivittäistä toimintaa.

Esimerkkinä ongelmasta oli tilanne, jossa hyllytyspalveluasiakkaiden täydennystoimituksia ei pystytty toimittamaan sovitusti tuotepuutteiden vuoksi.  

Ratkaisu

Toteutimme asiakkaalle selainpohjaisen ”otto-tv:n"  eli on-line näkymän, jolla he pystyvät jatkuvasti seuraamaan omien asiakkaidensa tekemiä kulutuskirjauksia.  Näin alaa tuntevan on helppo havaita erikoisempien tuotteiden kulutukset ja reagoida tilanteeseen etsimällä tarvittavat tuotteet ja tilaamalla täydennystä välittömästi, siis ennen kuin tilaus on edennyt toiminnanohjaukseen asti.

Lopuksi

Meidän työmme tyydyttävimpiä hetkiä ovat ne, kun ohjelmisto tai sen pieni osanenkin saadaan asennettua ja suunnitellulla tavalla käyttöön.

Kirsikkana kakun päällä on asiakkaalta sähköpostilla tai puhelimessa saatu palaute.

Viestintää

Alussa oli etanaposti ja  lankapuhelin

Kun me Martin kanssa perustimme ensimmäisen yhteisen tietoteknikka-alan yrityksen,  vuosi oli 1992. Asiakasviestinnässä tärkein väline oli puhelin. Uudenaikaisissa puhelimissa oli jopa numeronäppäimet eikä enää valintalevyä pyöritelty.

Kirjallinen viestintä tapahtui tulostamalla kirjeitä paperille,  ottamalla niistä valokopioita riittävä määrä ja lähettämällä vastaanottajille Suomen Postin välityksellä. 

Yksi markkinointikouluttaja tosin totesi, että kun normaali tapa on lähettää ensin materiaalia postilla ja soittaa perään, voi rahan puutteessa jättää materiaalin myös lähettämättä ja vain soittaa perään.

Sitten saatiin telefax ja NMT

Parin viikon kuluttua firman perustamisesta hankittiin Panasonicin telefax ja Eriksson NMT 900 ”tiiliskivi” (Martilla ja minulla oli yhteinen matkapuhelin, eihän sitä nyt kahteen varaa heti ollut). 

Olihan se komeaa, kun markkinointikirjeet saavuttivat vastaanottajat ihan sekunneissa viestin lähettämisestä. Viestintä oli kuitenkin enimmäkseen tekstiä, kuvia käytettiin säästeliäästi, jottei muste kulu.

Muistan ikuisesti harmituksen, kun asiakas pudotti meidän ihka uuden Erikssonin lattialle ja sen antenni vääntyi. Vääntynyt antenni hiersi tuon lahtelaisen asiakasyrityksen ja meidän välejä pitkään.

Seuraavaksi GSM , jonka jälkeen - internet mullisti kaiken

Nokialaiseen GSM aikaan siirryimme 1996,  kun hankimme  upeat Nokia 2110 puhelimet (molemmille ihan omat!).  Tuolloin viestit kulkivat myös tekstiviesteinä.

Pääsimme mukaan myös koko maailman kattavaan WordWideWebbiin, joka mullisti koko yritysviestinnän.  Modeemin kautta pääsimme viestimään nettisivuilla ja sähköpostilla. Yhteystietojen pitäminen näkyvillä erilaisilla palvelusivustoilla oli ehdottoman välttämätöntä.

Vuonna 2018

Nykyisin viestintävälineiden määrä on räjähtänyt.  Laskin, että yhden työpäivän aikana

1)    Soitan matkapuhelimella (Huawei)

2)       Selaan nettisivuja (Google)

3)       Päivitän nettisivuja (Wordpress)

4)       Kirjoitan blogia (Wordpress)

5)       Lähetän ja vastaanotan sähköpostia (Gmail)

6)       Lähetän uutiskirjeitä (Mailchimp)

7)       Päivitän yrityksen uutisia somessa (Facebook)

8)       Chattailen asiakkaiden kanssa (Slack)

9)       Chattailen sisäisesti (Flowdock)

10)   Päivitän dokumentteja asiakkaiden ja omaan yhteiskäyttöön (Google Drive)

11)   Päivitän dokumentteja omaan yhteiskäyttöön (Dropbox)

12)   Viestittelen What’sAppissa

13)   Viestittelen Messengerissä

14)   Teen päivityksiä ja seurantaa Linkedinissa

15)   Soitan Skypellä

16)   Pidän etäpalaveria Teamviewerilla

Sitten pitäisi vielä twiittailla, olla Snapchatissa, Instagramissa, Pinterestissa ja vaikka missä.

Kaikessa tässä viestien ja tiedon tulvassa keski-ikäinen yrittäjä ilahtuu saadessaan kirjepostia.

Vuoden vaihtuessa

Takanamme on taas yksi tarmokkaan ja monipuolisen marttatoiminnan vuosi. Itsenäisyytemme 100-vuotistapahtumat vaikuttivat vahvasti paikallistenkin marttayhdistysten toimintaan. Kiitos ahkerasta ja hienosta toiminnasta teille kaikille.   

Yksi piirin marttavuoden kohokohta oli SuomiAreena Porissa heinäkuussa. Tapahtumateltallamme pienet Ässäkokit pilkkoivat innokkaasti välipaloikseen kotimaisia vihanneksia, kokkihatut päässä ja –essut edessä. Ässäkokkeja nähtiin vuoden aikana muutenkin ympäri koko toiminta-aluettamme. Suuri kiitos tämän toiminnan mahdollistumisesta kuuluu yhteistyökumppanillemme S-ryhmälle.

Toinen upea tapahtuma on Satakunnan alueella perinteisesti järjestetty Syyssunnuntai. Vuoden 2017 Syyssunnuntain järjestivät alueemme pohjoisimmat marttayhdistykset Merikarvialta. Itse olin tapahtuma-aikaan vielä sadonkorjuutöissä, joten en valitettavasti päässyt mukaan. Välitän kuitenkin kaikkien 200 osallistujan lämpimät kiitokset merikarvialaisille tapahtuman järjestelyistä. Vuonna 2018 tämä tapahtuma muuttaa vähän muotoaan. Tulemmekin olemaan ”Yhdessä Yyterissä”. Tarkoituksena on saada mukaan marttoja koko toiminta-alueeltamme.

Jäsenmäärämme pieneneminen on saatu pysäytettyä, ja nyt suunta on ylöspäin.  Jäsenhankinnassa erityisen hyvin ovat onnistuneet Rauman Avainmartat ja Mynämäellä toimivat Wirmon Martat.  Molempien Facebookia seuraavana huomaan, että monipuolinen toiminta ja ahkera tiedottaminen on jäsenhankinnassa äärimmäisen tärkeää. Vuoden 2018 tavoitteeksi piirimme hallitus on asettanut jäsenmäärän kasvun kahdella uudella jäsenellä yhdistystä kohden.   

Viime vuonna omassa perheessäni panostettiin teemaan ”Syödään yhdessä”. Oli todella ihanaa kokata ja syödä yhdessä perheen, sukulaisten, ystävien ja tuttavien kanssa. Suomihyvä tarkoitti meidän tapauksessamme lähellä tuotettuja raaka-aineita, reseptit olivat peräisin eri puolilta maailmaa. Erityisen ylpeä olen vuoden aikana oppimastani uudesta taidosta. Siirtokarjalaisen isän tyttärenä olen vuosikymmeniä yritellyt tehdä kunnon karjalanpiirakoita. Vasta Sirkka-ystävän opastuksella sain syntymään piirakoita, jotka ensimmäisenä ”sorttina” kahvipöydästä loppuvat. Voin tavatessamme kertoa, mitkä olivat Sirkalta opitut niksit.

(Piirakka ei ole vino, syy on huonon valokuvaajan :)

Tänä vuonna vietämme ensimmäistä kertaa kaikkien Marttojen yhteistä Marttailuviikkoa. Marttailuviikko on  viikko  37 eli 10.-16.9.2018. Viikon aikana jokaisen marttayhdistyksen toivotaan järjestävän ainakin yhden tapahtuman teemalla ”Arkiruoka on järkiruokaa” tai ”Käyttökelpoiset kupit ja kapustat kiertoon” tai vaikka molemmilla.

Vuonna 2018 keskeisenä toimintateemanamme on Kestävä Arki. Arki, jonka hallinnan parantaminen on meidän marttojen ydinosaamisaluetta. Me itse kukin teemme päivittäin valintoja, jotka kuormittavat ympäristöä. Tänä vuonna kiinnitämme erityistä huomiota niihin ja pyrimme jokainen osaltamme keventämään arkisten valintojemme ja kodinhoidon aiheuttamaa ympäristökuormitusta. Tämän kuormituksen vähentämisessä yksittäisenä merkittävänä tekona näen ruokahävikin pienentämisen. Sovitaanko yhteisesti, että meidän keittiöidemme ruokahävikki pienenee puoleen vuoden 2018 aikana?

Hyvää marttailuvuotta 2018

Marttailuelämyksiä

Elämys on moniaistinen ja merkittävä kokemus, joka saattaa tuottaa kokijalleen henkilökohtaisen muutoskokemuksen. Elämyksen aikana koettu ja opittu voidaan omaksua osaksi persoonallisuutta. Merkittävimmät elämyskokemukset saattavat johtaa maailmankuvan muuttumiseen.

Elämys on siis huomattavasti enemmän kuin mukava, miellyttävä, ”ihan ok” kokemus.  

Elämys rikastuttaa arkea ja avartaa mieltä. Elämys voi olla jotain pientä, kuten vihta- tai matonkudetalkoot kylän naisten kesken tai turvesauna omalla porukalla. Elämys voi myös olla jotain suurta, kuten 300 martan Marttafestarit tai tuhansien osallistujien vauvanpeittotalkoot. Elämykset jäävät lähtemättömästi mieleemme ja ne nousevat positiivisina asioina esille yhä uudestaan sekä omassa porukassa että uusiin ihmisiin tutustuessamme. Siksi erilaiset elämykset ja kokemukset ovat aina merkkitapauksia, joita kannattaa tarjota ja kerätä mahdollisuuden tullen.

Elämys on aina henkilökohtainen, ihminen määrittää itse oman elämyskokemuksensa. Elämyksiä ei siten voida takuuvarmasti tuottaa. On kuitenkin mahdollista luoda puitteet, joissa elämysten syntyminen on mahdollista ja jopa todennäköistä.

Jäsenmäärän kasvun pysähtyminen ja kääntyminen laskuun on ongelma, jonka kanssa Martat järjestönä jatkuvasti taistelee. Miten ihmeessä me saamme järjestöstämme kiinnostuneet liittymään meihin ja ennen kaikkea pysymään jäseninämme yli tuon kriittisen kahden-kolmen vuoden ajan?

Tärkeintä on saada järjestöömme liittynyt nopeasti mukaan yhdessä olemiseen, yhdessä tekemiseen ja kokemaan yhdistystemme tarjoamia marttailuelämyksiä. Puitteet elämyksille luomme me itse kukin tarjoamalla sykähdyttävää, monipuolista ja innostavaa marttatoimintaa: kokkailua, kässäilyä, hortoilua, retkeilyä, yhteislaulua tai mitä nyt vaan keksimmekin.

Normaalin vastakohta on epänormaali. Normaalista erottuva kokemus on epänormaali kokemus ja siksi normaalia voimakkaampi. Voimakkaampi kokemus on Elämys.

Elämyksellisyyteen voidaan päästä ymmärtämällä että normaalista on siirryttävä epänormaaliin, eteenpäin, alas, sivulle, sisään, ulos tai jonnekin ihan muualle. Mekin voimme lähestyä elämyksiä luomalla epänormaaleja eli muista erottuvia asioita. Siinä piilee marttabrändin mahdollisuus: tarjotaan konkreettisia, kodin ja perheiden hyvinvointia edistäviä asioita tässä turhuudesta täyttyvässä maailmassa. 

Muistetaan siis olla epänormaaleja kun ensi kerralla olemme suunnittelemassa tai toteuttamassa marttatoimintaa. Epänormaali Marttailu tuottaa ikimuistoisia elämyksiä.

Onnistumisia

Olemme kaikki viime päivinä saaneet seurata nuorten jääkiekkoilijoidemme taivalta maailmamestaruusturnauksessa Venäjällä. Heidän hienojen esitystensä innoittamana ryhdyin pohdiskelemaan menestymistä ja onnistumista. Vaikka sanat tuntuvat tarkoittavan samaa asiaa, on kyse merkittävästä erosta. Erona on tietenkin se, että menestyminen on aina vertailua muihin, onnistuminen taas on vertailua itseen, omiin resursseihin ja aiempiin suorituksiin.

Onnistuneen suorituksen me jokainen tunnistamme itse. Onnistuminen yhdistystoiminnassa on sitä, että toiminta on juuri niin hyvää kuin on mahdollista ja toiminnassa pystytään saavuttamaan sille itse asetetut tavoitteet.

Menestyminen ei aina välttämättä vaadi edes suuria ponnisteluja. Riittää, että muut suoriutuvat vielä huonommin (urheilija menestyy kun voittaa kisan, vaikka epäonnistuisi, jos kanssakilpailijat epäonnistuvat vielä enemmän). Onnistuminen taas on päinvastoin sitä, että hoitaa omat tehtävänsä niin hyvin kuin kulloinkin voi, omien resurssiensa puitteissa (urheiluun verrattaessa, jos tekee oman ennätyksensä, onnistuu, vaikka jäisi kisan viimeiseksi.

Menestymiseen kuuluu muiden ihailu. Onnistuminen on taas sitä, että itse tietää tehneensä hyvin ja oikein ja saa siitä tyydytystä.

Onnistumisten varaan voi rakentaa sekä uusia onnistumisia että onnistumisista vääjäämättä seuraavaa menestystä.

Onnistumisen takana on aina tavoitteellisuus. Asettamalla selkeän tavoitteen ja löytämällä toimivan menetelmän sen saavuttamiseen onnistumme ennen pitkää lähtöasetelmasta riippumatta.

Miten meidän sitten on mahdollista saavuttaa tavoitteemme?

1) Tavoitteet on syytä valita huolellisesti. Kuten on tapana sanoa: varo, mitä toivot, koska toiveilla on tapana toteutua.

2) Tavoitteen on syytä olla tarkkaan rajattu. Liikkuvaan maaliin on hankala osua.

3) Konkreettisen välietapit auttavat seuraamaan, miten matka kohti tavoitetta etenee ja antavat matkan varrella tarvittavaa lisämotivaatiota.

4) Sopivat mittarit ovat ehdoton edellytys tavoitteelliselle toiminnalle

5) Toimiva strategia on luonnollisesti välttämätön eli mitä me teemme, jotta saavutamme asetetut tavoitteet.

Minusta on tärkeää, että myös Marttojen yhdistystoiminta on tavoitteellista. Kun toimintaa suunnitellaan, on tarpeen ajatella, mihin suuntaan yhdistystä haluamme kehittää ja asettaa kehitystyöhön juuri meille sopivia tavoitteita. Osa tavoitteista pitää olla numeroilla mitattavia, koska niiden toteutumista on helppo seurata. Toimintasuunnitelmaan on hyvä asettaa tavoitteeksi esim. yksi kokoontuminen kuukaudessa, yksi yleisötapahtuma vuodessa, kaksi uutta jäsentä jne. Nämä ovat niitä helppoja mittareita, joista onnistumisen voi konkreettisesti nähdä.

Silloin tällöin on syytä kerätä kirjallista palautetta marttaillan osallistujilta. Näin nähdään, miten toiminnan sisällössä on onnistuttu. Toiminnan sisällössä onnistumisen yleensä tietenkin havaitsee osallistujien hymyileviltä kasvoilta, innokkaasta puheensorinasta ja suuresta osallistumis-aktiivisuudesta. Mutta toisaalta, jos epäonnistuminen havaitaan vasta kun jäsenmäärä vähenee eikä uusia saada mukaan, saattaa olla jo liian myöhäistä.

Kesä mielessä,

Tiina

Tiedot ja taidot sukupolvelta toiselle

Facebookissa liikkuu monenlaisia aforismeja, vitsejä, juttuja ja mietelauseita.

Tänään huomasin yhden kaverini sivuilla linkin Aunty Acidin ajatukseen, joka vapaasti käännettynä kuuluu:  ”Sen sijaan, että ostat lapsillesi kaikkea tavaraa, jota sinulla ei ollut nuorena, opeta hänelle kaikkia niitä taitoja, joita sinulle ei opetettu. Tavarat kuluvat, rikkoontuvat ja häviävät, mutta tiedot ja taidot säilyvät.” Varsin viisaasti todettu.

Minulla on kolme, nyt jo aikuista lasta. Vuosien varrella ostetut kännykät, mopot, polkupyörät, televisiot, mp-soittimet , tietokoneet, elektronikkapelit jne. ovat käytössä kuluneet, hävinneet, romutettu, korvattu uusilla – joka tapauksessa poissa käytöstä.

Entäpä taidot sitten? Meillä on aina kokattu ja leivottu yhdessä. Niinpä toinen tyttäreni on todella mahtava kokki, joka loihtii mitä mainioimpia herkkuja. Toisesta taas tuli sellainen leipuri, että ei paremmasta väliä. Myös poikani ruuanlaittokyvyt ovat todistetusti hyvällä tolalla (siivoustaidoista ei voi sanoa samaa, mutta se jäikin minulta opettamatta, toim.huom.). On myös hienoa, että heidän isovanhempansa opettivat heille niitä taitoja, joita minulta toden totta puuttuu, kuten neulomista, virkkaamista  ja ompelua.

Tyttärenpoikani Matias, 8 vuotta, etsii netistä leipomisohjeen ja toteuttaa sen pikkusiskonsa Anniinan, 5 vuotta, avustuksella.  Taidot ovat siirtyneet jo kolmannelle sukupolvelle.

Pääsiäisenä taas kokataan yhdessä!